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La guía definitiva para salas de datos virtuales

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La infraestructura empresarial compleja es la clave para las operaciones exitosas y moderna estructura de las empresas incluye soluciones digitales. El segmento digital crece cada año y ahora es imposible realizar negocios con éxito sin herramientas digitales. Esto es especialmente cierto para las empresas que planean expandirse con énfasis en los mercados extranjeros.

El problema de la actividad económica exterior es que es difícil interactuar con socios internacionales. Lo mismo se aplica al seguimiento, control y gestión de los derechos de licencia y propiedad intelectual. También existe un alto riesgo de filtraciones de información corporativa, que provocarán daños irreparables.

Para minimizar los riesgos se utiliza un due diligence data room. La sala de datos digital tiene una amplia funcionalidad. El VDR no se limita a cargar, descargar información. Las salas de datos virtuales son una solución corporativa eficaz.

¿Cómo se descifra el concepto? ¿Cuáles son las características y beneficios? ¿Quién puede usar VDR? Las respuestas a estas y otras preguntas se encuentran más adelante en este mismo artículo.

¿Qué es una sala de datos virtual?

Muchos tienen diferentes especulaciones. Sin embargo, el VDR es un almacenamiento en la nube típico de datos, de los cuales hay muchos en Internet. Una sala de datos virtual no es solo una forma de almacenar documentos corporativos.

El VDR es también conocida como una plataforma digital, es un software en la nube completo. ¿Qué significa? No necesita descargar el programa a su computadora o actualizar el hardware para que la PC pueda funcionar con VDR. Todo el proceso de interacción se realiza online. La información confidencial está protegida por el cifrado AES-256 de varios niveles.

La sala de datos virtual se distribuye como un sitio web. Pero a diferencia de los sitios estándar, el portal VDR tiene una protección integral contra el robo de información y la intercepción de tráfico. El software VDR está optimizado para cualquier dispositivo. Lo principal es conectarse a la red.

Características y beneficios de un VDR

Las salas de datos virtuales cuentan con diversas herramientas. Un VDR puede administrar archivos, monitorear cambios en tiempo real. Pero eso no es todo.

Las salas de datos digitales permiten:

  • Regulación instantánea del acceso a los archivos. La única persona que tiene acceso completo a todos los documentos corporativos en VDR es el propietario de la sala de datos. Él mismo abre el acceso y regula las capacidades de las cuentas. Esto le permite borrar rápidamente, abrir funciones para empleados individuales;
  • Abrir el acceso temporal a ciertos documentos. Esta función es especialmente relevante cuando es necesario cooperar con contratistas o empleados subcontratados. Después de todo, el equipo no es permanente y, después de la cooperación, se debe cerrar el acceso para que no haya posibles fugas;
  • Realizar más de una docena de operaciones al mismo tiempo, por ejemplo, cargar/descargar en masa una gran variedad de datos, arrastrar documentos de una carpeta a otra.

Y la lista anterior no es definitiva. El conjunto de herramientas de la sala de datos virtual varía según los requisitos de la empresa. Puedes elegir un paquete estándar o pedir un VDR con una funcionalidad más avanzada. Pero en ambos casos se garantizará la plena protección de los datos confidenciales. La diferencia está solo en el nivel de financiación del sala de datos virtual, es decir, el presupuesto de la empresa.

Ventajas de un VDR

La mayoría de las salas de datos virtuales son multiplataforma. Esto significa que VDR se puede ejecutar en cualquier dispositivo. Los usuarios de smartphones, computadoras, tabletas y computadoras portátiles tienen acceso al espacio de trabajo todo el tiempo y al mismo tiempo. Y todos trabajan en un solo sistema.

Pero también:

  • El VDR no es exigente con el componente de hardware: ahorra en la actualización del equipo.
  • Registro de acciones: muestra todas las operaciones realizadas por los empleados en los documentos corporativos. De acuerdo con el registro, se puede evaluar la eficiencia de los empleados, así como calcular la plaga.
  • Estrecha integración con los servicios de almacenamiento de datos en la nube.

Las salas de datos virtuales se pueden integrar fácilmente en cualquier infraestructura digital. Al aplicar VDR, obtendrás muchas herramientas para optimizar los procesos comerciales de rutina de la empresa.

¿Quién puede usar un VDR?

Virtual data room adecuado para todos los fines, incluidos due diligence. Pero también se utiliza la herramienta digital:

  • Bancos de inversión.
  • Organizaciones financieras no bancarias por tipo de IMF.
  • Corporaciones de productos y marketing.
  • Departamentos de TI de las empresas.
  • Empresas de subcontratación.
  • Bolsas de autónomos o autónomos individuales.

Hay muchos escenarios operativos de VDR. Los detalles de uso son elegidos por la empresa, porque la funcionalidad de VDR es ilimitada. Implementa una sala de datos virtual ahora mismo y tendrás un gran conjunto de herramientas digitales para administrar tu negocio.

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